Procedura zgłaszania nieprawidłowości – Sygnalista

Podstawę prawną wprowadzenia niniejszej Procedury stanowi ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów oraz Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.

WEWNĘTRZNA PROCEDURA DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH

obowiązująca w Przedsiębiorstwie Komunikacji Miejskiej w Czechowicach-Dziedzicach Sp. z o. o. z siedzibą w Czechowicach-Dziedzicach, zwana dalej „Procedurą”

§ 1

[ZASADY OGÓLNE]

Niniejsza Procedura określa zasady i tryb zgłaszania przez osoby dokonujące zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
Podstawę prawną wprowadzenia niniejszej Procedury stanowi ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (dalej „Ustawa”) oraz Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.
Wdrożony system przyjmowania zgłoszeń umożliwia zgłaszanie nieprawidłowości za pośrednictwem specjalnych, zapewniających ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu kanałów zgłoszeń, w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie Zgłoszenia oraz w sposób zapewniający ochronę przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonanym Zgłoszeniem.
Każdy z Pracowników zobowiązany jest do zapoznania się z treścią Procedury. Osobie ubiegającej się o wykonywanie pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, Pracodawca przekazuje informacje o Procedurze wraz
z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy. Wzór oświadczenia
o zapoznaniu się z treścią Procedury stanowi Załącznik nr 2 do Regulaminu.
Zasady zawarte w niniejszej Procedurze nie naruszają, ani nie ograniczają obowiązku dokonania zawiadomienia właściwym organom państwowym zgodnie z ich kompetencjami, zwłaszcza
w przypadku uzasadnionego podejrzenia popełnienia przestępstwa.
Celem Procedury jest w szczególności:

a) stworzenie kompleksowej regulacji umożliwiającej dokonywanie zgłoszeń Naruszeń przez pracowników, byłych pracowników, osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych, osoby prowadzące działalność na własny rachunek, akcjonariuszy, osoby będące członkami organu administrującego, zarządzającego lub nadzorczego przedsiębiorstwa, wolontariuszy, stażystów
i osoby poszukujące pracy, a także osoby pracujące pod kierownictwem dostawców
i podwykonawców

b) zapewnienie odpowiedniej ochrony osobom dokonującym zgłoszenia Naruszeń, ochrony danych osobowych oraz ochrony przed działaniami odwetowymi.

§ 2

[DEFINICJE]

Ilekroć w Procedurze jest mowa o:

Pracodawcy – rozumie się przez to: Przedsiębiorstwo Komunikacji Miejskiej w Czechowicach-Dziedzicach Sp. z o. o. z siedzibą w Czechowicach-Dziedzicach przy ulicy Michała Drzymały 16, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy Katowice-Wchód w Katowicach VIII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS 0000499121, NIP 6521723715, BDO: 000056582, wysokość kapitału zakładowego: 9.842.000,00 zł, REGON 24344860800000;
Zarządzie – rozumie się przez to: Zarząd spółki Przedsiębiorstwo Komunikacji Miejskiej
w Czechowicach-Dziedzicach Sp. z o. o. z siedzibą w Czechowicach-Dziedzicach;
Naruszeniu lub naruszeniu prawa – rozumie się przez to działanie lub zaniechanie niezgodne
z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
korupcji;
zamówień publicznych;
usług, produktów i rynków finansowych;
przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
bezpieczeństwa transportu;
ochrony środowiska;
ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
bezpieczeństwa żywności i pasz;
zdrowia i dobrostanu zwierząt;
zdrowia publicznego;
ochrony konsumentów;
ochrony prywatności i danych osobowych;
bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
Konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki
z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi pod lit. a)-p).
Działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez Pracodawcę w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia;
Działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
Kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji u Pracodawcy lub na rzecz Pracodawcy, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
Organie publicznym – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1 Ustawy;
Osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
Osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
Osobie powiązanej z Sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz.U. z 2024 r. poz. 17);
Postępowaniu prawnym – należy przez to rozumieć postępowanie toczące się na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności postępowanie karne, cywilne, administracyjne, dyscyplinarne lub o naruszenie dyscypliny finansów publicznych, albo postępowanie toczące się na podstawie regulacji wewnętrznych wydanych w celu wykonania przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności antymobbingowych;
Informacji na temat naruszeń – rozumie się przez to informacje, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałych lub potencjalnych Naruszeń, do których doszło lub prawdopodobnie dojdzie
u Pracodawcy lub dotyczące prób ukrycia takich Naruszeń;
Podmiot upoważniony – rozumie się przez to powołaną przez Zarząd osobę odpowiedzialną za przyjmowanie Zgłoszeń, prowadzenie postępowania dot. Zgłoszeń oraz ich rozpatrywanie, dalszą komunikację z Sygnalistą oraz wykonywanie innych czynności wskazanych w niniejszej Procedurze.
Z zastrzeżeniem przypadków przewidzianych w Procedurze, Podmiot upoważniony nie jest powoływany doraźnie dla danego Zgłoszenia, a funkcjonuje stale w ramach struktury organizacyjnej obowiązującej u Pracodawcy;
Komisji Wyjaśniającej – rozumie się przez to bezstronną komisję składającą się z minimum 3 osób
(2 członków oraz Podmiot upoważniony jako przewodniczący komisji) powołaną ad hoc przez Podmiot upoważniony, do podejmowania Działań Następczych, w związku z danym Zgorszeniem;
Zgłoszeniu – rozumie się przez to ustne lub pisemne przekazanie informacji na temat naruszeń, dokonane za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji;
Ujawnieniu publicznym – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
Sygnaliście (także osoba dokonująca zgłoszenia) – rozumie się przez to osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym
z pracą, w tym:
Pracownik lub były pracownik (w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał);
pracownik tymczasowy;
osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
przedsiębiorca;
prokurent;
akcjonariusz lub wspólnik;
członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
stażysta;
wolontariusz;
praktykant;
osoba fizyczna, o której mowa pod lit. a) – k), w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji Pracodawcy lub na rzecz Pracodawcy lub już po ich ustaniu.
Kanale Zgłaszania – rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie Zgłoszenia;
Informacjach zwrotnych – rozumie się przez to przekazanie osobie dokonującej zgłoszenia informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i na temat powodów tych działań następczych;
Adresie do kontaktu: adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej sygnalisty.

§ 3

[DOKONYWANIE ZGŁOSZEŃ]

Jednostką odpowiedzialną za przyjmowanie Zgłoszeń i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej jest Podmiot upoważniony.
Podmiot upoważniony, co do którego z treści Zgłoszenia wynika, że może być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowany w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot Zgłoszenia nie może analizować takiego Zgłoszenia i wchodzić w skład Komisji Wyjaśniającej. W takim przypadku Zarząd wyznacza inny Podmiot upoważniony ad hoc, na potrzeby danego Zgłoszenia.
Zgłoszenia anonimowe nie będą podlegały rozpatrzeniu.
Sygnalista może dokonywać Zgłoszeń, za pośrednictwem dedykowanych, poufnych kanałów:
pisemnie – poprzez doręczanie Zgłoszenia w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem „Zgłoszenie naruszenia”, umieszczonej w kolejnej zamkniętej kopercie, zaadresowanej na adres: ul. Michała Drzymały 16, 43-502 Czechowice-Dziedzice lub doręczonej do skrzynki umieszczonej pod w/w adresem na parterze (hol Spółki).
w formie elektronicznej – poprzez przesłanie zgłoszenia na adres: zgloszenia@pkm.czechowice-dziedzice.pl
Sygnalista może dokonywać Zgłoszeń również w formie ustnej, za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej o numerze: +48 32 215 91 78 Zgłoszenie wniesione w tej formie jest dokumentowe
w formie protokołu z rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez Podmiot upoważniony. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu poprzez ich podpisanie.
Na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania
z Podmiotem upoważnionym, zorganizowanego w terminie 7 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie:

a) nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub

b) protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez Podmiot upoważniony. W takim przypadku Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia
i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.

Zgłoszenie wewnętrzne powinno zawierać w szczególności:
- dane zgłaszającego, tj. imię i nazwisko, dane kontaktowe (adres korespondencyjny lub adres mailowy);
- datę i miejsce sporządzenia zgłoszenia wewnętrznego;
- dane osoby/osób, które dopuściły się naruszenia prawa w tym imię i nazwisko;
- jeśli ma zastosowanie, dane osób powiązanych z Sygnalistą;
- opis naruszenia prawa oraz data, miejsce i okoliczności zdarzenia;
- podpis zgłaszającego za wyjątkiem zgłoszeń wewnętrznych, dokonanych za pomocą bezpośredniego spotkania.
Zgłaszający może dołączyć do zgłoszenia wewnętrznego dowody na poparcie opisywanego naruszenia prawa, wykaz świadków opisywanego naruszenia prawa.
Proponowany wzór formularza Zgłoszenia wewnętrznego, stanowi załącznik nr 4 do Procedury.
Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania fałszywych Zgłoszeń. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego (art. 15 Ustawy). Ponadto, kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2 (art. 57 Ustawy).

§ 4

[WSTĘPNA ANALIZA ZGŁOSZENIA]

Zgłoszenia wewnętrzne są przyjmowane przez Podmiot upoważniony, który dokonuje wstępnej weryfikacji Zgłoszenia polegającej na ustaleniu, czy Zgłoszenie spełnia warunki określone w niniejszej Procedurze. W razie konieczności uzupełnienia lub wyjaśnienia zawartych w Zgłoszeniu informacji Podmiot upoważniony kontaktuje się z Sygnalistą, o ile jest to możliwe.
Wstępna weryfikacja polega na zbadaniu zakresu przedmiotowego, kontekstu związanego z pracą oraz uzasadnionych podstaw.
Podmiot upoważniony może odstąpić od rozpatrzenia Zgłoszenia będącego przedmiotem wcześniejszego Zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę, jeśli nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem. Podmiot upoważniony informuje sygnalistę o pozostawieniu zgłoszenia wewnętrznego bez rozpoznania, podając przyczyny, a w razie kolejnego zgłoszenia wewnętrznego pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.
Podmiot upoważniony na etapie wstępnej weryfikacji zobowiązany jest do podpisania oświadczeń, o których mowa § 6 ust. 6 (załączniki 1-3), a gdy Zgłoszenie dotyczy Podmiotu uprawnionego, do wyłączenia się od jakichkolwiek działań, zgodnie z niniejszą Procedurą.

§ 5

[INFORMACJE ZWROTNE]

Po otrzymaniu zgłoszenia na zasadach określonych w niniejszej Procedurze, pod warunkiem, że zgłoszenie nie zostało dokonane w sposób uniemożliwiający kontakt z osobą zgłaszającą Naruszenie, osoba ta będzie informowana o:

a) przyjęciu zgłoszenia do dalszego rozpatrywania lub jego odrzuceniu w terminie nie przekraczającym 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia;

b) pozostawieniu zgłoszenia bez rozpoznania na podstawie § 4 ust. 3 Procedury w terminie nie przekraczającym 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia;

c) wynikach postępowania, tj. stwierdzeniu lub braku stwierdzania naruszenia prawa i podjętych działaniach następczych w rozsądnym terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego

Jeżeli zgłoszenie zostało odrzucone, Podmiot upoważniony w informacji zwrotnej, o której mowa powyżej w ust. 1 lit. a), przedstawia powód odrzucenia zgłoszenia.
W przypadku braku możliwości skontaktowania się z osobą zgłaszającą z powodów nie leżących po stronie Pracodawcy, odstępuje się od obowiązku przesyłania informacji zwrotnych odnotowując ten fakt w Rejestrze Zgłoszeń, o którym mowa w niniejszej Procedurze.
W przypadku otrzymania Zgłoszenia drogą elektroniczną za pośrednictwem dedykowanych skrzynek poczty elektronicznej, informacje zwrotne domyślnie będą przekazywane na adres poczty elektronicznej wskazany w Zgłoszeniu, chyba że w Zgłoszeniu wskazano inaczej.
Jeżeli zgłoszenie zostanie dokonane ustnie podczas spotkania z Podmiotem upoważnionym, osoba zgłaszająca naruszenie musi wskazać adres korespondencyjny lub poczty elektronicznej, na który chce otrzymywać informacje zwrotne.

§ 6

[SPOSÓB ROZPATRYWANIA ZGŁOSZEŃ. KOMISJA WYJAŚNIAJĄCA]

Jeżeli wstępna weryfikacja Zgłoszenia, o której mowa powyżej w § 4 nie wykaże żadnych braków formalnych, Podmiot upoważniony powołuje ad hoc Komisję Wyjaśniającą celem dalszego rozpatrzenia Zgłoszenia na zasadach określonych poniżej. Ilekroć w niniejszym § 6 mowa jest o Członku Komisji Wyjaśniającej rozumie się przez to także Podmiot upoważniony.
Komisja Wyjaśniająca składać się będzie z co najmniej 3 osób. W skład Komisji Wyjaśniającej wchodzi Podmiot upoważniony jako jej Przewodniczący oraz przynajmniej dwaj członkowie. Członkiem Komisji Wyjaśniającej może być osoba posiadająca odpowiednią wiedzę i doświadczenie, która umożliwi efektywne przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego i naprawczego. Jeżeli
z powodu nieobecności członka Komisji Wyjaśniającej lub z innych obiektywnych przyczyn leżących po jego stronie, należyte podjęcie czynności przewidzianych Procedurą byłoby nadmiernie utrudnione lub zagrożone byłoby zachowanie terminów, o których mowa w Procedurze, Podmiot uprawniony może dokonać zmiany członka Komisji, przy zachowaniu obowiązków przewidzianych w niniejszej Procedurze.
Jeżeli okoliczności zgłoszenia Naruszenia będą tego wymagały, skład Komisji Wyjaśniającej może zostać zmieniony lub rozszerzony o osoby, w tym zewnętrznych ekspertów, których obecność
w Komisji Wyjaśniającej jest niezbędna do dokonania prawidłowej oceny zgłoszonego Naruszenia oraz podjęcia odpowiednich działań naprawczych.
Członkiem Komisji Wyjaśniającej nie powinny być osoby będące bezpośrednim przełożonym osoby dokonującej zgłoszenie lub osoby wskazanej jako sprawcy naruszenia. Członkiem Komisji nie mogą być osoby, gdzie istnieje wysokie ryzyko braku obiektywności i bezstronności w odniesieniu do przyjętego zgłoszenia Naruszenia.
Podmiot upoważniony przed powołaniem członków do Komisji Wyjaśniającej, upewnia się co do ich obiektywności i bezstronności w odniesieniu do przyjętego zgłoszenia naruszenia.
Przed dopuszczeniem członków Komisji Wyjaśniającej do sprawy, każda z tych osób, jak też każda inna osoba zaangażowana w jakikolwiek sposób w obsługę zgłoszenia:

a) podpisuje oświadczenie o bezstronności, zgodnie ze wzorem określonym w Załączniku nr 1 do niniejszej Procedury;

b) podpisuje oświadczenie o zapoznaniu się z niniejszą Procedurą, zgodnie ze wzorem określonym w Załączniku nr 2 do niniejszej Procedury;

c) podpisuje oświadczenie o zachowaniu w poufności wszelkich informacji uzyskanych w ramach prowadzonego postępowania, zgodnie ze wzorem określonym w Załączniku nr 3 do niniejszej Procedury.

d) otrzymuje od Zarządu upoważnienie do przetwarzania danych osobowych na czas niezbędny do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego i naprawczego.

Podmiot upoważniony zobowiązany jest do skompletowania dokumentów, o których mowa powyżej
w ust. 6 powyżej.
W przypadku powzięcia informacji, iż w trakcie prowadzonego postępowania istnieją jakiekolwiek okoliczności mogące budzić uzasadnione wątpliwości co do obiektywności i bezstronności członka Komisji Wyjaśniającej, członek taki jest niezwłocznie wyłączany przez Podmiot upoważniony
z dalszego uczestnictwa w prowadzonym postępowaniu. Fakt ten powinien być odnotowany
w dokumentacji dotyczącej prowadzonego postępowania wraz z uzasadnieniem powodu odsunięcia członka Komisji Wyjaśniającej. Powyższe stosuje się odpowiednio do wyłączenia Podmiotu uprawnionego, z tym że jego wyłączenia dokonuje Zarząd z urzędu lub na wniosek członka Komisji Wyjaśniającej, Sygnalisty, Osoby powiązanej z Sygnalistą, Osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub Osoby, której dotyczy zgłoszenie – jeżeli wniosek o wyłącznie jest zasadny.
W przypadku zaistnienia okoliczności, o których w ust. 8, Podmiot upoważniony wyznacza innego członka Komisji Wyjaśniającej, a gdy wyłączenie dotyczy Podmiotu uprawnionego, Zarząd wyznacza ad hoc inny Podmiot upoważniony do danej sprawy.
Komisja Wyjaśniająca podejmuje decyzje w drodze głosowania zwykłą większością głosów,
w obecności całego składu Komisji Wyjaśniającej. W razie równości głosów decyduje głos Podmiotu uprawnionego jako przewodniczącego Komisji Wyjaśniającej.
Komisja Wyjaśniająca dokonuje czynności mające na celu zapoznanie się z treścią zgłoszenia oraz ustalenia czy zgłoszenie zostało dokonane w dobrej wierze.
W przypadku stwierdzenia, iż podane informacje mogą być niewystarczające do rozpatrzenia zasadności zgłoszenia, Komisja Wyjaśniająca poprzez Podmiot upoważniony może skontaktować się
z osobą zgłaszającą naruszenie, celem uzupełnienia informacji.
W przypadku, gdy Zgłoszenie zostało dokonane w dobrej wierze oraz uzyskane informacje są wystarczające do dalszej oceny zgłoszenia, Komisja Wyjaśniająca podejmuje czynności wyjaśniające mające na celu ustalenie rzeczywistych okoliczności zgłoszonego naruszenia oraz podejmuje stosowne działania następcze.
Jeżeli to konieczne, Komisja Wyjaśniająca poprzez Podmiot upoważniony może:

a) zwracać się do osoby zgłaszającej naruszenie o udzielenie dodatkowych informacji lub dostarczenie dodatkowych dowodów potwierdzających zdarzenie będące przedmiotem zgłoszenia;

b) zwracać się do innych osób mogących mieć wiedzę na temat zdarzenia będącego przedmiotem zgłoszenia o udzielenie dodatkowych informacji;

c) zwracać się do osób wskazanych jako sprawcy zdarzenia będącego przedmiotem zgłoszenia
o udzielenie dodatkowych informacji.

Wszelkie działania mające na celu uzyskanie dodatkowych informacji od osób wskazanych w ust. 14 lit. a)-c) Komisja Wyjaśniająca przeprowadza w sposób zapewniający spełnienie wymogu poufności, o którym mowa w Procedurze oraz przekazuje osobom klauzule informacyjne zgodnie z Załącznikiem nr 5 do niniejszej Procedury.
Podmiot upoważniony oraz pozostali członkowie Komisji Wyjaśniającej podejmują działania następcze z zachowaniem należytej staranności oraz przy zachowaniu pełnej poufności tożsamości Sygnalisty.
Komisja Wyjaśniająca odstępuje od postępowania wyjaśniającego w następujących przypadkach:

a) podane w zgłoszeniu informacje są niewystarczające i nie udało się uzyskać od osoby zgłaszającej dodatkowych informacji niezbędnych do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego;

b) ustalono, iż zgłoszenie zostało dokonane w złej wierze.

§ 7

[DZIAŁANIA NASTĘPCZE]

Jeżeli Komisja Wyjaśniająca w trakcie prowadzonych czynności potwierdzi zasadność zgłoszenia Naruszenia, podejmuje poprzez Podmiot upoważniony działania naprawcze lub zapobiegawcze mające na celu naprawienie istniejącej sytuacji będącej przedmiotem zgłoszenia lub podejmuje działania eliminujące podobne zdarzenia w przyszłości. Działania te mogą polegać w szczególności na:
wszczęciu postępowania dyscyplinarnego względem osób, które dopuściły się naruszenia, zgodnie z obowiązującymi regulacjami wewnętrznymi i przepisami prawa;
modyfikacji lub uzupełnieniu istniejących procedur w celu uniknięcia w przyszłości podobnych naruszeń, wzmocnienie kontroli oraz poprawę systemów prewencji;
dodatkowych działaniach edukacyjnych oraz szkoleniowych wprowadzonych w celu zwiększenia świadomości pracowników i współpracowników w obszarze identyfikacji i zapobiegania naruszeniom;
zmianie częstotliwości audytów obszaru, którego przedmiotowo dotyczyło zgłoszenie w celu monitorowaniu skuteczności wdrożonych działań naprawczych;
zmianach strukturalnych i przesunięciach kompetencji mających na celu zapewnienie efektywnego zarządzania obszarami, których przedmiotowo dotyczyły zgłoszenia oraz ciągłe doskonalenie organizacji w celu minimalizacji ryzyka i zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami, standardami, itp.;
podjęciu odpowiednich środków prawnych (w zależności od charakteru zdarzenia i jego kontekstu), w tym na ewentualnych działaniach procesowych.
W przypadku, gdy proponowane działania naprawcze wymagają zatwierdzenia przez Zarząd lub innych działań Zarządu, Podmiot upoważniony przedstawia Zarządowi plan działań naprawczych. Przedstawienie planu działań naprawczych odbywa się z zachowaniem pełnej poufności zgodnie
z wymogami określonymi w niniejszej procedurze.
Zarząd dokonuje dokładnej oceny przedstawionego planu działań naprawczych. W oparciu o analizę, Zarząd podejmuje decyzję o akceptacji, odrzuceniu lub modyfikacji planu działań naprawczych,
a w szczególności:

a) wszczęciu postępowania dyscyplinarnego względem osób, które dopuściły się naruszenia, zgodnie
z obowiązującymi regulacjami wewnętrznymi i przepisami prawa;

b) modyfikacji lub uzupełnieniu istniejących procedur w celu uniknięcia w przyszłości podobnych naruszeń, wzmocnienie kontroli oraz poprawę systemów prewencji;

c) dodatkowych działaniach edukacyjnych oraz szkoleniowych wprowadzonych w celu zwiększenia świadomości pracowników i współpracowników w obszarze identyfikacji i zapobiegania naruszeniom;

d) zmianie częstotliwości audytów obszaru, którego przedmiotowo dotyczyło zgłoszenie w celu monitorowaniu skuteczności wdrożonych działań naprawczych;

e) zmianach strukturalnych i przesunięciach kompetencji mających na celu zapewnienie efektywnego zarządzania obszarami, których przedmiotowo dotyczyły zgłoszenia oraz ciągłe doskonalenie organizacji w celu minimalizacji ryzyka i zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami, standardami, itp.

podjęciu odpowiednich środków prawnych (w zależności od charakteru zdarzenia i jego kontekstu),
w tym na ewentualnych działaniach procesowych.

Osoby uczestniczące w działaniach wyjaśniających i następczych zobowiązani są do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia pracowników i osób, których zgłoszenie dotyczy.
W przypadku gdy naruszeniu prawa nie można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Pracodawcy – Podmiot upoważniony zawiadamia (w zależności od okoliczności) organy ścigania, Radę Nadzorczą Pracodawcy lub wszczyna inne postępowanie określone przepisami prawa.

§ 8

[DOKUMENTOWANIE POSTĘPOWANIA]

Działania Komisji Wyjaśniającej powinny być udokumentowane. W szczególności dokumentacja powinna obejmować:

a) korespondencję elektroniczną;

b) notatki, np. ze spotkań Komisji Wyjaśniającej, z przeprowadzonych rozmów;

c) raporty ewidencje, dokumentację zdjęciową.

Komisja Wyjaśniająca zobligowana jest także do sporządzenia protokołu zawierającego
w szczególności:

a) szczegółowy opis naruszenia;

b) wskazanie przepisów, norm lub standardów, które zostały naruszone;

c) opis przeprowadzonych czynności wyjaśniających;

d) plan działań naprawczych wraz ze wskazaniem terminu ich realizacji oraz osób lub działów Pracodawcy odpowiedzialnych za ich wykonanie.

Protokół, o którym mowa w niniejszym paragrafie może mieć formę elektroniczną.
Dokumentacja, o której mowa w Procedurze przechowywana jest przez Podmiot upoważniony przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze
w związku z przyjętym Zgłoszeniem lub zakończono postępowania zainicjowane tymi działaniami.
Dokumentacja, o której mowa w Procedurze przechowywana jest z uwzględnieniem środków technicznych i organizacyjnych zapewniających poufność, integralność i dostępność informacji w niej zawartych.

§ 9

[OCHRONA SYGNALISTY]

Wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.

2. Do zakazanych działań odwetowych należą w szczególności:

1) odmowa nawiązania stosunku pracy;

2) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;

3) niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny;

4) niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony;

5) niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;

6) obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;

7) wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;

8) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń;

9) przeniesienie na niższe stanowisko pracy;

10) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;

11) przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;

12) niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;

13) negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;

14) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka
o podobnym charakterze;

15) przymus, zastraszanie lub wykluczenie;

16) mobbing;

17) dyskryminacja;

18) niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;

19) wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;

20) nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne;

21) działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub
w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;

22) spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;

23) wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.

Do zakazanych działań odwetowych należy także wypowiedzenie umowy, której stroną jest Sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia.
Zakaz działań odwetowych obejmuje także osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia, osobę powiązaną ze zgłaszającym, a także osobę prawną lub inną jednostkę organizacyjną pomagającą Sygnaliście lub z nim powiązaną, w szczególności stanowiącą własność Sygnalisty lub go zatrudniającą.
Sygnalista podlega ochronie w zakresie danych osobowych (poufność i anonimowość danych)
i w zakresie działań odwetowych od momentu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Warunkiem objęcia ochroną jest działanie w dobrej wierze, tj. posiadanie uzasadnionych podstaw, by sądzić że informacja będąca przedmiotem Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa
w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację
o naruszeniu prawa. Sygnalista podlega ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.
Przepisy niniejszego paragrafu stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia, osoby powiązanej z Sygnalistą, a także osoby prawnej lub inną jednostki organizacyjnej pomagającej Sygnaliście lub z nim powiązaną, w szczególności stanowiącą własność Sygnalisty lub go zatrudniającą

§ 10

[POUFNOŚĆ I OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH]

Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. Sygnalista, który dokonał Zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Podmiot upoważniony i Inspektora Ochrony Danych powołanego u Pracodawcy, a w sytuacji gdy naruszenia dopuścił się ten podmiot – Zarząd upoważniony i Inspektora Ochrony Danych powołanego u Pracodawcy. Wskazane w zdaniu poprzedzającym osoby zobowiązane są podjąć działania mające na celu ochronę Sygnalisty.
Tożsamość Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy Zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom
i współpracownikom podmiotu. Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym
i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa
w kontekście prowadzonych przez organy krajowe postępowań. Tożsamość podmiotów, których dotyczy Zgłoszenie, podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość Sygnalisty.
Pracodawca zapewnia adekwatne środki techniczne oraz organizacyjne zapewniające poufność tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia, osoby której zgłoszenie dotyczy, a także innych osób wskazanych w zgłoszeniu lub których dane osobowe zostały uzyskane w prowadzonym postępowaniu wyjaśniającym, w szczególności osób pomagających w zgłoszeniu, świadków naruszenia, osób powiązanych z osobą zgłaszającą
Poufnością objęte są także informacje uzyskane w procesie obsługi zgłoszenia naruszenia, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość osób wskazanych powyżej.
Zarząd udziela dostępu do danych osobowych oraz informacji wskazanych w zgłoszeniu wyłącznie osobom, które zostały do ich przetwarzania upoważnione, w zakresie niezbędnym do realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń oraz podejmowania Działań Następczych.
Podmiot upoważniony, pozostali członkowie Komisji Wyjaśniającej, Zarząd a także inne osoby związane z obsługą Zgłoszenia, zobowiązują się zachować w poufności dane osobowe pozyskane
w toku realizacji obowiązków związanych z przyjmowaniem i rozpatrywaniem Zgłoszeń. Wzór oświadczenia o zachowaniu poufności stanowi Załącznik nr 3 do Regulaminu.
Naruszenie obowiązku zachowania poufności może skutkować wszczęciem postępowania prawno- dyscyplinarnego wobec osoby, która dopuściła się takiego naruszenia.
Przetwarzanie danych osobowych następuje w celach związanych ze zgłaszanymi przypadkami naruszenia prawa, na podstawie: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.
Dane osobowe są przetwarzane jedynie przez upoważnionych przez Pracowników.
Każde Zgłoszenie przekazane w trybie określonym w niniejszej Procedurze, wraz z danymi dotyczącymi Zgłaszającego lub danymi mogącymi umożliwić jego identyfikację, ma charakter poufny.
Wyniki postępowania wyjaśniającego wraz z dokumentacją stanowią informacje poufne.
Dane osobowe oraz pozostałe informacje zawarte w Rejestrze zgłoszeń są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Dane osobowe osoby, której zgłoszenie dotyczy mogą być przetwarzane i zbierane bez jej zgody. Przepisu art. 14 ust 2 lit. f rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. nie stosuje się, chyba, że zgłaszający działał z naruszeniem prawa.
Osobie, której dane są przetwarzane przysługuje prawo żądania dostępu do jej danych osobowych, sprostowania, ograniczenia przetwarzania, a także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.
Osobie, której dane są przetwarzane przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Przepisy niniejszego paragrafu stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia i osoby powiązanej z Sygnalistą.

§ 11

[REJESTR ZGŁOSZEŃ]

Każde Zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w Rejestrze Zgłoszeń, niezależnie od dalszego przebiegu postępowania.
Za prowadzenie Rejestru Zgłoszeń odpowiada Podmiot upoważniony.
Rejestr zgłoszeń może być prowadzony w formie elektronicznej.
Rejestr Zgłoszeń zawiera:
1. numer Zgłoszenia,
1. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
1. datę dokonania Zgłoszenia,
1. przedmiot naruszenia,
1. adres do kontaktu Sygnalisty;
1. informacje o podjętych działaniach następczych,
1. datę zakończenia sprawy.
Rejestr Zgłoszeń prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności.

§ 12

[PRAWO DO ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNEGO]

Sygnalista w każdym przypadku może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub inny organ publiczny, którego właściwość obejmuje podejmowanie odpowiednich działań następczych obejmujących przedmiot zgłoszenia. W stosownych przypadkach zgłoszenia zewnętrzne są dokonywane także do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
Informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych wraz z odesłaniem do stron internetowych organów publicznych przyjmujących takie zgłoszenia zawarte zostały: https://pkmczdz.pl/procedura-zglaszania-nieprawidlowosci-sygnalista/ w zakładce „Zgłoszenia zewnętrzne”.

§ 13

[POSTANOWIENIA KOŃCOWE]

Nie można zrzec się praw i środków ochrony prawnej przewidzianych w przepisach prawa oraz niniejszej Procedurze ani ograniczyć takich praw lub środków ochrony prawnej.
Za adekwatność i skuteczność funkcjonowania Procedury odpowiada Pracodawca.
Ocena adekwatność i skuteczności Regulaminu dokonywana jest co najmniej raz w roku przez Zarząd Pracodawcy.
Bogdan Kurzawa Kierownik ds. organizacyjnych i eksploatacji odpowiedzialny jest za zapoznanie wszystkich podległych sobie pracowników z postanowieniami Procedury.
Procedura wchodzi w życie z po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty u Pracodawcy.

Załączniki:

Załącznik nr 1 – Wzór oświadczenia o bezstronności Pobierz

Załącznik nr 2 – Wzór oświadczenia o zapoznaniu się z Procedurą Pobierz

Załącznik nr 3 – Wzór oświadczenia o zachowaniu w poufności wszelkich informacji uzyskanych w ramach prowadzonego postępowania Pobierz

Załącznik nr 4 – Formularz zgłoszenia naruszenia Pobierz

Załącznik nr 5 – Klauzula informacyjna dla osób wskazanych w zgłoszeniu naruszenia prawa Pobierz